ثبت و صدور گواهینامه
ایزو یک سازمان بین المللی مستقل است که استانداردهایی در سطح جهانی را منتشر میکند؛ با این حال گواهینامه های ایزو برای سازمان ها توسط آنها صادر نمیشوند. بلکه، ارزیابی و صدور گواهینامه یک سازمان بر اساس استانداردهای ایزو بر عهده مراجع صدور گواهینامه شخص ثالث مستقل است.
مرجع صدور گواهینامه ایزو چیست؟
یک مرجع صدور گواهینامه سازمانی است که توانایی ارائه ارزیابی عینی بر اساس استاندارد انتخاب شده را دارد؛ به عنوان مثال اگر شما در حال اجرای ایزو 9001 در سازمان خود هستید، یک مرجع صدور گواهینامه توانایی آزمایش سیستم مدیریت کیفیت (QMS) شما را خواهد داشت. در طول فرآیند صدور گواهینامه، یک ممیز معتبر، سیستم مدیریت شما را منصفانه و جامع ارزیابی میکند تا میزان انطباق آن با توصیه‌های استاندارد انتخاب شده را بسنجد، بسته به عملکرد شما، یا گواهینامه ای به شما اعطا میشود یا به شما مهلتی برای رسیدگی به عدم انطباق های شناسایی شده داده میشود.
صدور گواهینامه مطابق با استانداردهای ایزو به تضمین انطباق یک سازمان با مجموعه ای از الزامات کمک میکند. به عبارت دیگر، یک مرجع صدور گواهینامه مسئول ممیزی سیستم مدیریت شما، یافتن عدم انطباق ها، ایجاد گزارش و اعطای گواهینامه در مورد عملکرد رضایت بخش شما است.
انواع مراجع صادرکننده ایزو
عمدتاً دو نوع مرجع صدور گواهینامه وجود دارد:
1- مراجع صدور گواهینامه معتبر
یک مرجع صدور گواهینامه معتبر، نهادی دارای مجوز از سوی آژانس های اعتباربخشی است تا ممیزی ها را انجام داده و گواهینامه های ایزو اعطا کند. این مراجع تحت بررسی دقیق قرار میگیرند زیرا تحت دستورالعمل ها و استانداردهای پذیرفته شده بین المللی صداقت و بی طرفی فعالیت میکنند. هنگامی که کسب و کار شما مطابق با استانداردهای بین المللی است و توسط یک نهاد صدور گواهینامه معتبر تأیید میشود، اعتبار و اطمینان جهانی را نزد مشتریان و ارباب رجوع تضمین میکند.
2- مراجع صدور گواهینامه غیرمعتبر
گواهینامه های ایزو همچنین میتوانند توسط مراجع صدور گواهینامه غیرمعتبر صادر شوند، اما این نتایج ممکن است به اندازه نوع اول معتبر نباشند؛ این گواهینامه ها، اعتبار و اعتماد بین المللی یک گواهینامه ایزو معتبر را ندارند. شرکت هایی که تصمیم به اخذ گواهینامه ایزو میگیرند، ابتدا باید اطمینان حاصل کنند که مرجع صدور گواهینامه ای که انتخاب کرده اند، وضعیت اعتباربخشی لازم را دارد؛ در غیر این صورت، ممکن است با مشکلات انطباق یا پذیرش محدود در بازارهای بین المللی مواجه شوند.
نقش نهادهای اعتباربخشی بین المللی
نهادهای اعتباربخشی ملی و بین المللی بر مراجع ثبت و صدور گواهینامه ایزو نظارت دارند تا اطمینان حاصل شود که آنها تحت هنجارهای بین المللی تعیین شده عمل میکنند و این نهادها، مراجع صدور گواهینامه را به طور واضح و دقیق ممیزی می کنند. این نهادها مسئول اطمینان از انجام فرآیندهای صدور گواهینامه ISO با استانداردهای کیفیت و اعتبار هستند؛ آنها مراجع صدور گواهینامه را بر اساس معیارهای سختگیرانه ارزیابی کرده و اطمینان حاصل می کنند که آنها شفافیت، حرفه ای گری و ثبات را در رویه های صدور گواهینامه خود رعایت میکنند. نهادهای اعتباربخشی تضمین میکنند که گواهینامه های ایزو اعتبار و شناخت جهانی خود را حفظ کرده و شرکت های دارای گواهینامه با استانداردهای کیفیت مطابقت دارند.
انجمن بین المللی اعتباربخشی (IAF)، هیئت اعتباربخشی ملی آمریکا ANSI (ANAB)، خدمات اعتباربخشی بریتانیا (UKAS)، هیئت اعتباربخشی ملی برای نهادهای صدور گواهینامه در هند (NABCB) و بنیاد اعتباربخشی متحد بین المللی (UAF) نهادهای اعتباربخشی اصلی در سراسر جهان هستند.
چگونه یک مرجع صدور گواهینامه انتخاب کنیم؟
اگرچه هیچ قانون جهانی برای انتخاب مرجع صدور گواهینامه کامل وجود ندارد، اما نکاتی وجود دارد که میتواند شما را راهنمایی کند. به یاد داشته باشید، هر سازمانی منحصر به فرد است و از آنجایی که ارزش های هر سازمان با یکدیگر متفاوت است، آنچه برای یک سازمان مفید است ممکن است برای شما مفید نباشد. با این اوصاف، معیارهای انتخاب یک مرجع صدور گواهینامه ایزو شامل بررسی موارد زیر است:
• اعتبار
• اعتبارسنجی
• تجربه
• زبان
• بلوغ
• انعطاف پذیری
• زمینه تخصصی
شرایط صدور گواهینامه ایزو
ثبت گواهینامه ایزو و صدور آن برای شرکت های متقاضی دارای شرایط و ضوابط بخصوصی است، هرچند این شرایط برای هر استاندارد ایزو متفاوت بوده و بنا بر نوع ایزو درخواستی و شرایط شرکت و سازمان متقاضی تعیین می گردد. با این حال یک سری شرط و مراحل کلی جهت ثبت و صدور گواهینامه ایزو وجود دارد که این شرایط و مراحل تقریبا در پروسه دریافت تمام گواهینامه ها و استانداردها یکسان است. مراحل و شرایط کلی صدور ایزو به شرح زیر است:
✓ درخواست صدور گواهینامه ایزو توسط مشتری.
✓ ارسال فرم تقاضا (Form p19-4 application) برای مشتری و تکمیل این فرم توسط او.
✓ بررسی زمینه کاری و امکان صدور گواهینامه.
✓ تعیین تعداد روزهای ممیزی ایزو با توجه به زمینه کاری سازمان و تعداد پرسنل.
✓ ممیزی مرحله اول شامل: بررسی مستندات سیستم مدیریت کیفیت، روش های اجرایی، نظامنامه کیفیت، دستورالعمل ها، فرم ها و چک لیست های وابسته.
✓ ممیزی مرحله دوم شامل: بررسی سوابق سیستم مدیریت کیفیت با توجه به الزامات ایزو 9001.
✓ ارسال اعلام هزینه ثبت و صدور گواهینامه ایزو و ممیزی مراقبتی سالیانه به مشتری.
✓ عقد قرارداد (Form p 12-01 contract ): قرارداد شامل شرایط کلی ممیزی و اخذ و تمدید گواهینامه ایزو، تعهدات طرفین و مدت تفاهم نامه (سه سال) میباشد.
✓ اعلام تاریخ ممیزی، نام ممیز و برنامه ممیزی با توجه به دامنه کاری سازمان و جدول مهارت ممیزان شرکت (در صورت نیاز کارشناس فنی).
✓ انجام جلسه ممیزی مرحله و تعیین مدت زمان لازم جهت رفع عدم انطباق های احتمالی.
✓ ارسال تاریخ ممیزی مرحله دوم با ارائه مدارک رفع عدم انطباق تاریخ ممیزی.
✓ در صورت وجود عدم انطباق در ممیزی مرحله دوم (عمده یا جزیی)، شرکت متقاضی موظف به رفع عدم انطباق و ارائه مدارک عینی در این موضوع می باشد.
✓ ارسال تاریخ ممیزی پیگیرانه و برنامه ممیزی در صورت وجود عدم انطباق عمده بر حسب تشخیص سرممیز و مدیر صدور گواهینامه.
✓ صدور گواهینامه ایزو پس از رفع عدم انطباق ها.
✓ گواهینامه صادره فقط در زمان مندرج بر روی گواهینامه و در شرایط رعایت مفاد قرارداد فی مابین دارای اعتبار است.
توجه : اخذ گواهینامه ایزو نیازمند استقرار و پیاده سازی سیستم و تهیه و اجرای روش های اجرایی می باشد. برای دریافت گواهینامه ایزو برای کسب و کار خود، میتوانید با کارشناسان مجموعه QAL ارتباط برقرار کنید تا یک پیشنهاد جامع با تمام اطلاعات مربوط به فرآیند صدور گواهینامه، دامنه، هزینه و سایر اطلاعات مورد نیاز دریافت کنید. همچنین میتوانید چندین گواهینامه ایزو را به صورت همزمان دریافت کنید که میتواند بسیار کارآمد و مقرون به صرفه باشد.
