ممیزان QAL چه ویژگی هایی باید داشته باشند ؟
نقش یک ممیز ایزو در کمک به سازمان ها برای حفظ و بهبود سیستم های مدیریتی خود مطابق با استانداردهای بین المللی بسیار مهم است، مهارت های یک ممیز به طور فزاینده ای به عنوان عاملی حیاتی برای اثربخشی کلی حسابرسی شناخته می شوند. برای موفقیت در این زمینه، یک ممیز به چیزی بیش از درک این استانداردها نیاز دارد؛ او به ترکیبی منحصر به فرد از مهارت های فنی و بین فردی نیاز دارند که آنها را به عنوان متخصصانی موثر و شایسته متمایز میکند.
الزامات شایستگی ممیزان ایزو
کلیه اشخاص دخیل در انجام ممیزی سیستم مدیریت کیفیت باید دانش لازم را براساس الزامات شایستگی گواهینامه ایزو 17021 که در زیر به ان اشاره شده است، داشته باشند. لازم نیست که کلیه اعضای تیم ممیزی شایستگی یکسان داشته باشند، بلکه تیم حسابرسی می تواند در مجموع برای انجام یک ممیزی ایزو شایستگی کافی داشته باشد. الزامات تایید یک تیم ممیزی عبارتند از:
1- تکنیک ها، تمرین ها، اصول و اصطلاحات سیستم مدیریت کیفیت
کلیه اعضای تیم ممیزی باید در موارد زیر دانش کافی را داشته باشند:
✓ اصطلاحات و تعاریف مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت
✓ اصول سیستم مدیریت کیفیت و کاربرد آنها
✓ کاربرد چرخه PDCA و رویکرد فرآیندی
✓ ساختار مستندات خاص سیستم مدیریت کیفیت، سلسله مراتب و روابط متقابل
✓ حوزه و کاربرد محدودیت ها
✓ ابزارها، روشها و تکنیک های سیستم مدیریت کیفیت و کاربرد آنها
نمونه هایی از ابزار، روش و تکنیک های سیستم های مدیریت کیفیت :
• اصول اقتصاد کیفی
• تکنیک های نقشه کشی فرآیندها
• روش های شناسایی و نظارت بر رضایت و درک مشتری
• ابزارهای بهبود (کایزن، 6 سیگما و ...)
• تکنیک های آماری
• رویکرد مدیریت ریسک
• تکنیک حل مساله
• فرآیند اندازه گیری
• تحلیل علل ریشه ای
2- استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت و مستندات مربوطه
اشخاص دخیل در ممیزی QMS باید دانش های زیر را داشته باشند:
✓ استانداردها و مستندات مربوط به سیستم مدیریت کیفیت مورد استفاده در پروسه صدور و کاربردهای آن
✓ تعامل بین عناصر استاندارد سیستم مدیریت کیفیت و سایر مستندات مربوطه
3- الزامات مدیریت کسب و کار
اشخاص دخیل در ممیزی سیستم مدیریت کیفیت در موضوعات زیر دانش کافی داشته باشند:
✓ محتوای کلی مدیریت سیستم، الزامات و روابط داخلی بین قوانین، اهداف و نتایج
✓ پروسه مدیریت و اصطلاحات مربوطه
یادآوری: این رویه شامل مدیریت منابع انسانی، کمیته های داخلی و خارجی و سایر رویه های مرتبط
4- بخش کسب و کار مشتری
اشخاص دخیل در ممیزی QMS باید دانش های زیر را داشته باشند:
✓ اصطلاحات کلی، رویه و تکنولوژی وابسته به کسب و کار مشتری
✓ الزامات مربوط به بخش کسب و کار
5- تولیدات، فرآیندها و سازمان های مشتریان
داشتن دانش در موارد زیر برای ممیزان سیستم مدیریت کیفیت مهم است:
✓ اصطلاحات و تکنولوژی وابسته به بخش فنی
✓ قوانین و مقررات الزامات کاربردی برای محصولات یا خدمات بخش فنی
✓ مشخصه فرآیندها، محصولات و سرویس های بخش فنی
✓ زیرساخت و محیط کار موثر بر تولید و کیفیت خدمات
✓ محتوای منابع بیرونی
✓ تاثیر نوع سازمان، اندازه، حکومت، ساختار، توابع در روابط بر روی توسعه و اجرای سیستم مدیریت کیفیت و فعالیت های صدور گواهینامه ایزو
ممیزان QAL چه ویژگی هایی دارند؟
• توجه به جزئیات
توجه به جزئیات برای ممیزان ایزو بسیار مهم است، این مهارت تضمین میکند که حسابرسان میتوانند اسناد، رویه ها و سوابق را به دقت بررسی کنند تا هرگونه اختلاف یا عدم انطباق را شناسایی کنند. توجه دقیق به جزئیات توسط ممیزان QAL به تضمین رعایت تمام جنبه های استانداردهای ایزو کمک میکند؛ این مهارت برای حفظ یکپارچگی استانداردهای ایزو ۹۰۰۱، ۱۴۰۰۱ و ۴۵۰۰۱ بسیار مهم است.
• تفکر تحلیلی
تفکر تحلیلی به ممیزان ایزو اجازه می دهد تا سیستم ها و فرآیندهای پیچیده را ارزیابی کنند، این مهارت به درک چگونگی ارتباط متقابل عناصر مختلف سیستم مدیریت یک سازمان و تأثیر آن بر عملکرد کلی کمک میکند. ممیزان QAL داده ها و فرآیندها را به طور انتقادی تجزیه و تحلیل میکنند تا ارزیابی های دقیقی ارائه دهند.
• ارتباط موثر
ارتباط موثر برای ممیزان ایزو ضروری است تا یافته های خود را به طور واضح و حرفه ای منتقل کنند که شامل ارتباط کلامی و کتبی میشود. ممیزان QAL مشاهدات خود را توضیح داده، گزارش های جامع نوشته و بازخورد خود را به روشی ارائه میدهند که به راحتی توسط همه ذینفعان قابل درک باشد.
• دانش فنی
ممیزان ایزو باید درک عمیقی از استانداردهای خاص ایزو (استاندارد 9001، 14001 و 45001) داشته باشند، این شامل دانش الزامات ایزو و نحوه اعمال آنها در صنایع مختلف میباشد. یادگیری مداوم و به روز ماندن با تغییرات استانداردها نیز از جنبه های حیاتی ویژگی های ممیزان ایزو است.
• بی طرفی
با توجه به ماهیت و هدف ممیزی، داشتن توانایی بی طرف ماندن یکی از مهمترین مهارت های مورد نیاز ممیزان ایزو است. ممیزان QAL در طول فرآیند ممیزی بیطرف و بی غرض باقی می مانند، این امر تضمین میکند که یافته ها و توصیه های آنها صرفاً بر اساس شواهد مشاهده شده است و تحت تأثیر نظرات شخصی یا فشارهای خارجی قرار نمیگیرد.
• مهارت های حل مسئله
مهارت های حل مسئله برای ممیزان ایزو ضروری است تا علل ریشه ای عدم انطباق ها را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی موثر را پیشنهاد دهند؛ این شامل تفکر انتقادی و خلاقانه برای کمک به سازمانها در بهبود سیستم های مدیریتی خود و دستیابی به انطباق با استانداردهای ایزو است.
• مدیریت زمان
مدیریت زمان کارآمد به ممیزان QAL اجازه میدهد تا ممیزی های کاملی را در بازه های زمانی اختصاص داده شده انجام دهند. این مهارت برای برنامه ریزی و سازماندهی فعالیت های ممیزی ضروری است و تضمین می کند که تمام حوزه های مربوطه بدون تأخیرهای غیرضروری پوشش داده میشوند.
• اصول اخلاقی
حفظ استانداردهای اخلاقی بالا یکی دیگر از ویژگی های کلیدی است که نمیتوان از آن غافل شد، حسابرسان ایزو QAL به اصول اخلاقی حرفه ای پایبندند، محرمانگی را تضمین و در طول فرآیند حسابرسی با صداقت عمل می کنند. این امر به این دلیل مهم است که نتیجه یک ممیزی می تواند پیامدهای مستقیمی برای یک سازمان یا ذینفعان آن داشته باشد.
• مهارت های بین فردی
مهارت های قوی بین فردی به ممیزان کمک می کند تا با افراد مورد ممیزی ارتباط برقرار کنند، این می تواند فرآیند حسابرسی را روانتر کند و همکاری همه طرفهای درگیر را تشویق کند.
• طرز فکر بهبود مستمر
طرز فکر بهبود مستمر، ممیزان ایزو را به دنبال راه هایی برای افزایش مهارت ها و تکنیک های حسابرسی خود سوق میدهد. این شامل به روز ماندن با بهترین شیوه های صنعت، شرکت در آموزش های مرتبط و استقبال از بازخورد برای رشد شخصی و حرفه ای است.