شرایط تعلیق و ابطال گواهینامه ایزو
یکی از نیازهای سازمان هایی که گواهینامه های ایزو را دریافت کرده اند، در اختیار داشتن اطلاعات کاملی در زمینه شرایط تعلیق و ابطال گواهینامه ایزو می باشد. آگاهی از این موضوع پس از اخذ گواهینامه این امکان را برای سازمان ها و نهادها فراهم می آورد که بر اساس رویه و دستورالعمل های استاندارد اخذ شده گام بردارند تا بتوانند ممیزی های بعدی را با موفقیت گذرانده و گواهینامه های خود را تمدید کنند. بنابراین می بایست یک خط مشی و رویه ای برای تعلیق و ابطال و کاهش دامنه گواهینامه های ایزو و استانداردها وجود داشته باشد تا شرکت ها و سازمان ها در صورت هرگونه کم کاری مجوزهای لازم را برای ادامه کار خود دریافت ننمایند.
از دست دادن گواهینامه ایزو
اگر نتوانید گواهینامه ایزو را تمدید کنید، به طور خودکار با رسیدن تاریخ انقضا، آن را از دست خواهید داد؛ در واقع این رایج ترین راه برای شرکت ها برای از دست دادن گواهینامه است. اکثر گواهینامه های ایزو برای 12 ماه تا سه سال معتبر هستند، اما این زمان با توجه به نوع استاندارد می تواند متفاوت باشد، بنابراین گواهینامه ایزو خود را بررسی کنید تا مشخص شود برای چه مدت قابل اجرا هستند. برای صدور مجدد گواهینامه باید از یک ماه قبل از اتمام اعتبار آن اقدام کنید، اگرچه عدم تمدید متداول ترین راه برای ابطال گواهینامه ایزو است، اما این تنها دلیلی نیست که شرکت ها می توانند گواهینامه های خود را از دست بدهند.
اگر شرکتی گواهینامه یک استاندارد ایزو را دریافت کند، اما متعاقباً بسته شود، این گواهی دیگر قابل اجرا نیست. در برخی موارد نیز یک شرکت ممکن است داوطلبانه تعطیل نشود، اما مجبور به انحلال یا ورشکستگی شود؛ در این صورت هم گواهینامه ایزو نمی تواند اعمال شود و از دست می رود.
روند صدور مجدد گواهینامه ایزو
در صورتی که ممیزی های مراقبتی در سازمان و ارگان مورد نظر که به صورت سالیاته بررسی می شود، رعایت گردد و سازمان ممیزی با توجه به سوابق سازمان هیچ گونه عدم انطباق در الزامات گواهینامه ایزو سازمان پیدا نکند، می توان به مدت 3 سال اقدام به تمدید گواهینامه ایزو به صورت مجدد کرد؛ این کار با ارائه گزارش ممیزی ایزو که به وسیله کمیته تصمیم گیری ارائه می شود، صورت می گیرد. اما چنانچه سازمان مذکور در الزامات خود دچار عدم انطباق باشد، تصمیم به ارائه برنامه اصلاحات برای سازمان گرفته خواهد شد، تا بعد از منطبق نمودن موارد، گواهینامه ایزو مجددا صادر شود.
تعلیق گواهینامه های ایزو
دریافت و تمدید گواهینامه ایزونشان دهنده تعهد به کیفیت و انطباق با استانداردهای بین المللی است، با این حال مواردی وجود دارد که ممکن است منجر به تعلیق یا لغو گواهینامه شود. سازمان هایی که موفق به دریافت گواهینامه ایزو می شوند می بایست بر اساس روند سیستم مدیریتی و دستورالعمل های انطباقی آن پیش روند، اما در صورتی که استمرار این موضوع انجام نگیرد و مسائلی پیش بیاید که اعتبار آن را تهدید کند یا اقدامات اصلاحی که توسط کمیته تصمیم گیری اعمال می شود، در سازمان به درستی اجرا نشود، شرکت ارائه دهنده گواهینامه، می تواند به مدت 6 ماه گواهینامه ایزو سازمان مذکور را به حالت تعلیق در بیاورد. سازمان گواهی کننده در موارد زیر اقدام به تعلیق گواهینامه خواهد کرد:
• سازمانی که گواهینامه دربافت کرده، به طور جدی الزامات سیستم مدیریت کیفیت را اجرا و نگهداری نکرده باشد.
• سازمانی که گواهینامه یا استاندارد ایزو اخذ نموده، اجازه انجام ممیزی مراقبتی را به سازمان گواهی کننده ندهد.
• سازمان مذکور متعهد به رعایت بندهای قوانینی که در استاندارد ایزو قید شده، نباشد.
• عدم اجازه سازمان مذکور برای انجام ممیزی های مراقبتی که توسط مرجع صدور گواهینامه ایزو انجام می شود در زمان های مشخص.
• خاتمه دادن به کلیه فعالیت های دامنه کاربری توسط سازمان.
• سازمان گواهی شده داوطلبانه خواهان تعلیق گواهینامه ایزو باشد.
در طول دوره تعلیق ایزو چه اتفاقی می افتد؟
اگر گواهی ISO شما به حالت تعلیق درآمده است، باید اقداماتی را در مدت مشخصی انجام دهید تا نشان دهید که شرکت شما استانداردهای لازم را دارد تا گواهی شما دوباره برقرار شود؛ برای مثال، ممکن است از شما خواسته شود که ممیزی های بیشتری انجام دهید تا نشان دهید که اقدامات اصلاحی مؤثر بوده است. سازمانی که وظیفه صدور گواهینامه را دارد باید مشتری را آگاه کند که در شرایط تعلیق گواهی ایزو نمی تواند از گواهینامه خود استفاده کند و همچنین باید وضعیت تعلیق را در دسترس عموم قرار دهد. در این مدت، نمی توانید از گواهینامه خود برای تبلیغ خدمات، محصولات یا برندهای خود استفاده کنید، این می تواند تأثیر قابل توجهی بر عملیات شما داشته باشد و ممکن است به این معنی باشد که به دلیل الزامات تدارکاتی صادر شده توسط شرکت های دیگر، نمی توانید برای مناقصه ها یا لابی کردن قراردادها شرکت کنید. علاوه بر این شما نمی توانید از مواد تبلیغاتی یا بازاریابی حاوی شماره گواهی یا آرم ایزو استفاده کنید، که می تواند به معنای طراحی مجدد و انتشار مجدد دارایی های برند شما باشد.
تعلیق گواهینامه های ایزو می تواند تحت شرایط مختلفی رخ دهد، اما این تعلیق نمی تواند بیش از شش ماه باشد، مگر اینکه تمدید شود. در صورتی که اقدامات اصلاحی در بازه زمانی تعیین شده انجام نشود یا کافی نباشد، گواهی ایزو ممکن است پس گرفته یا ابطال شود. سازمان گواهی کننده باید در شرایطی که بخشی از الزامات مرتبط با یک دامنه اجرا نشده است، دامنه شمول را کاهش دهد و مشتری نباید هیچگونه استفاده و یا تبلیغی در آن دامنه مورد نظر داشته باشد.
در چه شرایطی گواهینامه ایزو باطل می شود؟
در صورتی که 6 ماه پس از تعلیق ایزو هیچ گونه اقدامی برای رفع نقص و اصلاحات لازم صورت نگیرد و یا همچنان در برخی از دستورالعمل ها سازمان دچار مشکل باشد، گواهینامه ایزو سازمان به طور کلی باطل و مکلف به بازگردانی اصل گواهینامه و استرداد کلیه مدارک به مرجع صدور گواهینامه ایزو می باشد. هرگونه استفاده از گواهینامه در دوره ابطال ایزو و پس از آن ممنوع بوده و پیگرد قانونی خواهد داشت. علاوه بر این در صورتی که دوره اصلاحی ممیزی مراقبی بیشتر از 3 مرحله 6 ماه، 9 ماه یا 12 ماه شود و یا دوره صدور مجدد گواهینامه ایزو بیشتر از 3 سال شود، شرکت صدور گواهینامه می تواند اقدام به تعلیق ایزو سازمان نماید. در صورت ابطال گواهینامه ایزو، مشتری حق استفاده و یا تبلیغ گواهینامه را ندارد و سازمان گواهی کننده باید وضعیت گواهینامه اعم از تعلیق، ابطال و یا کاهش دامنه شمول را به اطلاع عموم برساند.
در پایان به منظور جلوگیری از بروز چنین اتفاقاتی و پیامدهای بعد از آن، بهتر است سازمان ها بر اساس استانداردها و خط مشی تعریف شده که مکلف به انجام آن ها می باشند، قدم بردارند تا از تعلیق و ابطال گواهینامه خود جلوگیری کنند. اگر قصد اخذ ایزو از شرکت QAL را داشته باشید می توانید با مشاوران ما در این زمینه در ارتباط باشید تا اطلاعات تکمیلی را در اختیاز شما قرار دهند.