قطعا اهمیت دریافت گواهینامه ایزو برای مشاغل بر هیچ کس پوشیده نبوده و هر ارگان، سازمان یا شرکتی به منظور رشد و پیشرفت در حرفه خود و همچنین افزایش میزان رضایت مشتری از این استانداردها پیروی میکند. اما آنچه که مطرح میشود این است که پس از دریافت ایزو بایستی به این موضوع توجه شود که این گواهینامه به صورت مادام العمر اعتبار نداشته و دارای تاریخ اعتبار است، بنابراین هر سازمان در زمان مشخصی نیاز به تمدید گواهینامه ایزو دارد. اصلی ترین دلیل برای این موضوع این است که سازمان و شرکت ها نسبت به تعهداتی که هنگام اخذ گواهینامه ایزو ملزم به رعایت آن ها هستند، پایبند باشند.
در این مقاله قصد داریم به بررسی تاریخ اعتبار و نحوه تمدید گواهینامه ایزو بپردازیم، بنابراین اگر قصد اخذ یا تمدید ایزو برای سازمان یا شرکت خود را دارید، مطالعه این مقاله از اهمیت بالایی برخوردار است. آنچه که در این بخش به آن خواهیم پرداخت اصول پایه تمدید گواهینامه ایزو می باشد و برای کسب اطلاعات کامل تر می توانید با کارشناسان ما در شرکت QAL در ارتباط باشید.
به منظور اخذ گواهینامه ایزو نیاز به انجام پروسه های لازم توسط مراجع صدور گواهینامه است که منجر به بهبود کیفیت مشاغل و در نهایت به رشد و پیشرفت سازمان منجر خواهد شد. پس از آن که شرکت یا سازمان مورد نظر موفق به دریافت گواهینامه ایزو شد، می بایست بر اساس پایان مدت زمان اعتبار آن اقدام به تمدید گواهینامه ایزو خود نماید.مهمترین دلایل اهمیت تمدید گواهینامه ایزو عبارتند از:
- تلاش سازمان برای اجرای الزامات استاندارد ایزو
- رفع عدم انطباق
- رشد دانش سازمانی
- ایجاد فرهنگ اجرای سیستم مدیریت کیفیت
- تلاش مدیران برای مبادرت در تفهیم اهمیت ایزو در سازمان
گواهینامه های ایزو عموما دارای تاریخ اعتبار متفاوتی هستند، به طور مثال پس از اخذ گواهینامه ایزو HSE شما تا مدت 3 سال می توانید از آن استفاده نمایید و پس از اتمام اعتبار آن ملزم به تمدید آن می باشید. توجه داشته باشید که در گواهینامه های ایزو علاوه بر تاریخ صدور و تاریخ ممیزی، تاریخ تمدید اعتبار و انقضاء آن نیز ذکر می شود. علاوه بر این گواهینامه ایزو در هر سال طی یک یا 2 مرحله نیاز به پروسه مراقبی ممیزی دارد و این موضوع برای تمامی ایزوهای صادر شده صدق می کند، با انجام این کار کلیه ایرادات سازمان برطرف گشته و سبب بهبود عملکرد کلی مجموعه می شود؛ ممیزی های مراقبتی همچنین از تعلیق و ابطال گواهینامه جلوگیری میکنند.
انجام ارزیابی مجدد همچون ارزیابی اولیه که منجر به دریافت گواهینامه گردیده است، منجر به تمدید گواهینامه ایزو می شود؛ البته تمامی اصول و قوانینی که سازمان ها ملزم به رعایت آن ها برای دریافت ایزو هستند، همچنان بایستی رعایت گردد. بنابراین شرکت های صدور گواهینامه معتبر پس از درخواست سازمان به منظور تمدید ، اقدام به ارزیابی مجدد خواهند نمود و در صورت تطابق با قوانین و استانداردهای مورد نظر، موفق به تمدید گواهینامه ایزو خواهند شد. در نتیجه پیروی از استانداردها و انجام صحیح رویه پس از دریافت، شرایط تمدید ایزو را میسر می سازد. به طور معمول اعتبار هر گواهینامه ایزو سه ساله بوده و به صورت سالانه نیاز به تمدید دارد که از یک ماه قبل از تاریخ تمدید توسط شرکت مشاوره ایزو به سازمان شما اطلاع رسانی می شود.
پس از انجام بررسی های لازم توسط مراجع صدور گواهینامه ایزو، پس از گذشت 15 روز گزارش کاملی از وضعیت در اختیاز سازمان قرار گرفته و در صورتی که برخی نکات به درستی رعایت نشده باشد، اصلاحیات جهت تمدید گواهینامه در آن نوشته خواهد شد، در صورت انجام موارد اصلاحی، صدور مجدد و تمدید گواهینامه ایزو انجام می شود. برای تمدید ایزو در هر مرحله شما علاوه بر الزامات مورد نیاز هر استاندارد و رفع عدم انطباق ها، باید هزینه تمدید و ممیزی مراقبتی را نیز پرداخت کنید.
به طور کلی هزینه تمدید گواهینامه ایزو با توجه به مرجع صدور گواهینامه متفاوت است و بین 40 تا 70درصد از هزینه دریافت گواهینامه است. البته توجه داشته باشید که هزینه تمدید ایزو بر اساس ضوابط و سیاست های هر یک از مراجع صدور گواهینامه و خصوصی یا بین المللی بودن آن متفاوت می باشد. مراجع بین المملی هزینه های خود را به صورت دلاری دریافت میکنند در صورتی که مراجع صدور گواهینامه خصوصی این مبالغ را به تومان (ریال) دریافت می کنند. همچنین ممکن است برخی از مراجع در ابتدای کار هزینه تمدید گواهینامه را نیز دریافت کنند. مهم ترین مزایای تمدید گواهینامه ایزو برای شرکت ها و سازمان ها، امکان شرکت در مناقصات رسمی، انجام فرآیند رجیستری سازمان به وسیله کارفرمایان، افزایش بهره وری سازمان، انجام ارزیابی های لازم برای عملکرد موثر و... هستند.
نامه تمدید گواهینامه ایزو پیش از اتمام آن توسط مشاور ایزو به مدیران سازمان ارائه می شود که در آن هزینه تمدید گواهینامه ایزو و زمان آن نیز نوشته شده است. این نامه عموما 1 تا 2 ماه پیش از پایان اعتبار گواهینامه ایزو ارائه می گردد تا مدت زمان کافی برای انجام اصلاحات وجود داشته باشد؛ این مدت زمان بسته به مشاوران حقوقی سازمان ها دارد و ممکن است متغیر باشد. پس از دریافت نامه تمدید گواهینامه ایزو ، مدیران سازمان می توانند بررسی های لازم را به عمل آورده و در صورت نیاز به تمدید اقدامات لازم را جهت دریافت مجدد آن انجام دهند. در صورت موافقت به اخذ ایزو هزینه تمدید پرداخت و روند تمدید آغاز می گردد.
گواهینامه ایزو به مدت 3 سال در صورت وجود این شرایط تمدید می شود:
1. در ممیزی مراقبتی سالانه از سازمان اخذ ایزو این اطمینان حاصل شود که کلیه الزامات سیستم مدیریت کیفیت رعایت می شود.
2. تاریخ ممیزی مراقبتی سال اول نباید بیشتر از 12 ماه بعد از ممیزی مرحله دوم صدور اولیه گواهینامه ایزو باشد.
3. کلیه عدم انطباق های مشاهده شده در ممیزی مراقبتی بسته شده باشد و نتیجه آن برای سرتیفیکیشن راضی کننده باشد.
4. ممیزی داخلی و بازنگری سیستم مدیریت انجام شده باشد و هیچ مساله بررسی نشده ای باقی نمانده باشد.
5. مشتری (سازمانی که گواهینامه ایزو دریافت نموده) باید سوابق شکایات را نگه دارد و اقداماتی جهت رفع این شکایات صورت گرفته باشد.
در پایان اگر قصد اخذ گواهینامه ایزو برای شرکت یا سازمان خود و یا هرگونه سوال در ارتباط با روند تمدید گواهینامه ایزو داشته باشید، می توانید با کارشناسان ما در شرکت QAL در ارتباط باشید.