جلسه بازنگری مدیریت ایزو
جلسه بازنگری مدیریت ایزو چیست؟
جلسه بازنگری مدیریت (MRM) معمولا به صورت تشریفاتی در سازمانها برای بحث و ثبت صورتجلسات برگذار می شود. اما MRM جزئی حیاتی از عملکرد سیستم مدیریت کیفیت شما و ضروری ترین منبع بهبود شماست، این جلسات برای پیوند دادن تمام جنبه های برنامه های استاندارد به یکدیگر و انسجام بیشتر سیستم مدیریت کیفیت استفاده می شوند. در واقع جلسه بازنگری مدیریت، به طور منظم عملکرد سیستم های مدیریتی بر اساس هدف آنها را ارزیابی و همچنین اینکه آیا نتایج مطلوبی را مطابق با نیازهای سازمان تولید می کنند یا خیر، را بررسی می کند. یک جلسه بررسی مدیریت تأثیر مستقیمی بر پذیرش سیستم مدیریت کیفیت، بهبود عملکرد، به حداقل رساندن عدم انطباق، نگهداری، ممیزی ها، نوآوری در فناوری، ارزیابی فروشندگان و موارد دیگر دارد.
معمولا مدیریت ارشد یک سازمان، این جلسات MRM را برای بهبود مستمر فرآیندها و استانداردها به منظور رسیدگی پیشگیرانه به مسائل انجام می دهد. افرادی مانند مدیرعامل، نماینده مدیریت و در صورت نیاز مدیران واحد ها باید در جلسه بازنگری مدیریت شرکت کنند، قبل از شروع جلسه مدیرعامل یا نماینده مدیریت باید دستور کار را تهیه کرده و در اختیار شرکت کنندگان قرار دهد. جلسات بازنگری مدیریت سالی یکبار برگزار میشود و در آن سیستم مدیریت کیفیت و اثربخشی فرآیند صدور گواهینامه ایزو بررسی شده و نتایج حاصل از این بازنگری باید به جلسه بعدی کمیته ارائه شود.
انجام جلسات بازنگری مدیریت چه اهداف و اهمیتی دارند؟
بازنگری مدیریت این کار را با تشویق مدیریت ارشد به بررسی میزان موارد زیر انجام می‌دهد:
• به نتایج مورد انتظار دست می یابد.
• الزامات سازمان را برآورده می کند.
• مطابق با رویه ها و فرآیندهای عملیاتی تعیین شده عمل می کند.
• قادر به شناسایی عدم انطباق‌ها و نظارت بر اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه بعدی است.
در حالی که جلسات بازنگری مدیریت بخشی از الزامات اجرای یک سیستم مدیریتی دارای گواهینامه سازمان بین المللی استانداردسازی (ISO) نیستند، تیم های مدیریت ارشد شرکت ها همچنان باید بازنگری های مدیریت را انجام دهند؛ زیرا آنها برای تکمیل و پیروی از الزامات انطباق در ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت ضروری هستند. معمولا جلسات بازنگری مدیریت با هدف ارزیابی سیستم مدیریت کیفیت به خصوص زمانی که سازمان قصد اخذ گواهینامه ایزو 9001 را دارد، استفاده می شود. سایر سیستم های مدیریتی که نیاز به انجام بازنگری مدیریتی دارند، ایزو 45001، ایزو 14001 و ایزو 27001 هستند.
چگونه یک جلسه بررسی مدیریت ایزو برگذار کنیم؟
یک جلسه بازنگری مدیریت، مانند هر جلسه موفق دیگری، باید از قبل آماده شود، شما به عنوان یک مدیر باید تصمیم بگیرید که چه زمانی برگزار خواهد شد، چه چیزی مورد بحث قرار خواهد گرفت و چه کسانی باید در آن شرکت کنند. استانداردهای ایزو شما را ملزم میکنند که زمان برگزاری جلسات و آنچه مورد بحث قرار خواهد گرفت و همچنین لیستی از شرکت کنندگان را مستند کنید. بخش مهمی از برنامه ریزی شما باید تهیه دستور جلسه برای جلسه تان باشد، این همچنین یک الزام برای صدور گواهینامه ISO است، بنابراین انجام این کار رویه خوبی است؛ همچنین باید مطمئن شوید که افراد مناسبی برای بحث در مورد این مسائل در جلسه حضور دارند.
جلسه بازنگری مدیریت باید موضوعات زیر را پوشش دهد:
✓ بحث در مورد وضعیت هرگونه مسئله از جلسه قبلی
✓ تغییرات در مسائل خارجی و داخلی که بر سیستم مدیریت تأثیر می گذارند
✓ بررسی عملکرد سیستم مدیریت
✓ بررسی منابع موجود و کفایت آنها
✓ بررسی میزان اثربخشی اقدامات انجام شده در قبال ریسک ها و فرصت های شناسایی شده
✓ شناسایی فرصت های بیشتر برای بهبود
ورودی و خروجی جلسات بازنگری مدیریت کیفیت
جلسه بازنگری مدیریت، که بخشی از الزامات یک سیستم مدیریت دارای گواهینامه ایزو است، ورودی ها و خروجی های خاصی دارد که باید توسط مدیریت ارشد در نظر گرفته شود. ورودی ها عناصر کلیدی هستند به گونه ای که به عنوان مبنایی برای انجام بازنگری عمل میکنند، از سوی دیگر خروجی ها موارد یا مراحلی هستند که باید به عنوان پیگیری بازنگری مدیریت انجام شوند.
ورودی های جلسه بازنگری مدیریت کدامند؟
1- وضعیت اقدامات انجام شده درخصوص جلسات بازنگری قبلی
2- نتایج ممیزی ها (داخلی ، خارجی) و ارزیابی عملکرد با الزامات قانونی و سایر الزامات مربوط به گواهینامه ایزو
3- نتایج شكایات و نظرات طرف های ذینفع
4- وضعیت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
5- وضعیت عملكرد فعالیت ها و فرایند ها و انطباق محصول
6- پیشنهادات مربوط به بهبود و تغییرات سیستم ارائه شده از سوی مدیران و كاركنان
7- تغییراتی كه می تواند بر سیستم مدیریت یکپارچه تاثیر گذار باشد
8- گزارشات موردی نماینده مدیریت/ تضمین کیفیت(نیازمندی های قانونی و دیگر نیازمندیها مرتبط با جنبه های زیست محیطی و خطرات و ریسک های ایمنی و بهداشتی) این گزارشات برحسب مورد بصورت تحلیلی و یا آماری خواهند بود
9- گزارش بازنگری خط مشی و اهداف سیستم
10- گزارش پایش سیستم
11- گزارش پایش برنامه های مدیریت و میزان دستیابی به اهداف و خط مشی
12- گزارش خلاصه ارتباطات برون سازمانی
13- نظرات مشاوران و گروه ها علاقمند در صورت نیاز
14- تجزیه و تحلیل حوادث
15- تغییر شرایط حاکم ، شامل توسعه ها در قوانین و سایر الزامات مرتبط با جنبه ها و خطرات سازمان
خروجی های جلسه بازنگری مدیریت ایزو کدامند؟
1- راهكارهایی برای بهبود عملكرد فعالیت ها و فرایندها
2- روش هایی برای بهبود اثر بخشی سیستم مدیریت یکپارچه
3- راهكارهایی برای بهبود كیفیت ارائه محصول
4- تصمیمات مرتبط با تغییرات خط مشی و اهداف در صورت نیاز
5- برآورد نیاز و چگونگی تامین منابع برای تامین نیاز های اجرای سیستم مدیریت یکپارچه