نظام آراستگی 5S

هنگامی که فضاهای کاری به هم ریخته است، کارمندان زمان قابل توجهی را صرف جستجوی ابزار یا اسناد مورد نیاز خود می کنند، این اتلاف وقت منجر به کاهش بهره وری و تاخیر در تکمیل وظایف می شود. سازماندهی مناسب محل کار بیش از ارتقای روحیه و بهره وری است، زیرا محیط فیزیکی را به فضایی کاربردی تبدیل می کند؛ این نوع مدیریت بصری به کارهای روزانه ارزش افزوده و کارایی فوق العاده را تضمین می کند. برای رسیدن به این هدف می توانید سیستم 5S را پیاده سازی کنید.

سازندگان پیشگام ژاپنی مانند تویوتا و شرکت های مشهور غربی مانند هارلی دیویدسون و بوئینگ هنوز از نظام آراستگی 5S استفاده می کنند. مهمتر از همه اینکه این سیستم به هیچ صنعت، حرفه یا سبک زندگی محدود نمی شود، حتی اگر بخش بزرگی از هر دوره مدیریت کیفیت مبتنی بر مفهومی باشد، همه می توانند آن را بپذیرند.

نظام 5S چیست؟

5S نام یک روش سازماندهی محل کار است که از لیستی از پنج کلمه ژاپنی استفاده می کند، این کلمات عبارتند از Seiri ،Seiton ،Seiso ، Seiketsu و Shitsuke که همه آن ها با حرف S شروع می شوند و به همین علت با نام 5اس معرفی می شود. این نظام آراستگی همپا با اخذ گواهینامه ایزو برای محیط های کاری مورد نیاز می باشد.

این نظام آراستگی محیط کار در واقع نحوه سازماندهی فضای کاری برای کارآیی و بهره وری را با شناسایی و ذخیره سازی مورد استفاده قرار می دهد. 5S یک ابزار ساده ، کارآمد و ایمن برای افزایش بهره وری شما و جهت سازماندهی و تمیزی محل کارتان می باشد، یکی از مهم ترین عوامل فایو اس این است که باعث می شود مشکلات بلافاصله آشکار شوند. نظام آراستگی محیط کار 5 اس یک فرآیند تیمی است و باید توسط افرادی که در یک محیط کار می کنند، انجام شود.

5S مفهوم چه مراحلی است؟

در ادامه درباره جزئیات هر مرحله متمایز پنج اس صحبت می کنیم:

1. اولین مرحله نظام 5 اس Seiri که به معنای مرتب سازی و طبقه بندی است.
2. Seiton در 5S به معنای ساده کردن، تنظیم و پیکربندی می باشد.
3. Seiso به معنی جارو کردن، درخشش، تمیز کردن و چک کردن می باشد.
4. Seiketsu در نظام 5S به معنای استاندارد سازی، تثبیت، سازگاری می باشد.
5. Shitsuke به معنای حفظ، نظم و انضباط و پایداری می باشد.

برای تکمیل این مراحل برخی از شرکت ها یک بخش ششم (6S) که ایمنی نام دارد را اضافه می کنند، اگر چه به نظر ما این باید بخشی جدایی ناپذیر از مراحل 5S نه یک مرحله جداگانه در خود باشد.

تعریف هر مرحله نظام آراستگی محیط کار 5S

در ادامه با هر مرحله از فرآیند 5 اس که به طور کامل توضیح داده شده است و همچنین با تعاریف هر یک از آن ها آشنا می شویم:

✓ Seiri پاکسازی در نظام آراستگی 5S:

Seiri یا مرتب سازی اولین گام در فرآیند 5S می باشد که شامل مرتب سازی تمام موارد موجود در فضای کاری و شناسایی موارد ضروری و غیر ضروری است، این فرآیند به از بین بردن شلوغی، ضایعات و موارد غیر ضروری که می توانند مانع بهره وری و کارایی شوند، کمک می کند. این مرحله از فایو اس به تیمی نیاز دارد که بتوانند تمام مواردی که بطور آشکار به محیط کار تعلق ندارند را حذف کنند و فقط مواردی را که برای پیشبرد پروسه های مورد نظر مورد نیاز است را نگهداری کنند.

✓ Seiton مرتب کردن و ساماندهی:

Seiton یا ساماندهی به ترتیب فرآیندی است که پس از حذف اقلام مازاد بر روی اقلام مانده می بایست اجرایی نمود و آن ها را با استفاده از اصول ارگونومیک به نحو موثری نظم بخشید تا جایی که این اطمینان حاصل شود که هر جنس یا کالا مکان مشخصی دارد و همه چیز در جای خودش قرار گرفته است. اقلام بازمانده می توانند برچسب گذاری شده و در مکان های تعیین شده ذخیره شوندف که یافتن و بازگرداندن آنها را در صورت نیاز آسان می کند.

✓ Seiso یا shine در 5 اس:

منظور از Seiso در 5S تمیز کردن کامل محیط، ابزار، ماشین آلات و تجهیزات دیگر در محیط کار می باشد تا این اطمینان حاصل شود که هرگونه عدم انطباقی از بین رفته است. فرآیندهای تمیز کردن و بازرسی منظم برای اطمینان از اینکه فضای کار در شرایط بهینه باقی می ماند، انجام می شود.

✓ Seiketsu مطابقت نظام 5s:

منظور از Seiketsu یا استاندارد سازی، تضمین این است که آنچه که ما در سه مرحله اول از فرآیند فایو اس انجام داده ایم استاندارد شده است و همچنین شامل ایجاد رویه های استاندارد است تا اطمینان حاصل شود که سه S اول به طور مداوم حفظ می شوند. فرآیند استاندارد سازی بخش مهمی است که می بایست در مراحل 5S در نظر گرفته شو و می تواند شامل ایجاد چک لیست، سیستم های کدگذاری رنگ، یا کمک های بصری مانند علامت گذاری یا تابلوها باشد.

✓ Shitsuke پایداری و ثبات در 5S:

منظور از مرحله نهایی فرایند 5 اس، حفظ ، پایداری و ثبات مراحل انجام شده قبلی می باشد تا این اطمینان حاصل شود که فرآیند 5S به طور مداوم جهت بهبود مراحل کار در سازمان اجرائیست. نظام آراستگی محیط کار باید بخشی از فرهنگ کسب و کار و مسئولیت هر فرد در سازمان باشد، در واقع با انجام فرایند های خاص در این مرحله شاهد ثبات کلیه مراحل به صورت دائمی در محیط کار هستیم.

به طور کلی میتوان نظام 5S را در جدول زیر خلاصه کرد:

پیاده سازی نظام 5S چه مزایایی دارد؟

پیاده سازی متدولوژی 5اس در حوزه کاری مزایای بی شماری برای سازمان ها دارد، از جمله:

• بهره وری و کارایی بهبود یافته : با حذف بهم ریختگی و سازماندهی فضای کاری، کارمندان می توانند ابزارها و مواد را به سرعت پیدا کنند و زمان صرف شده برای جستجو را کاهش دهند و بهره وری کلی را بهبود بخشند.
• اقدامات ایمنی افزایش یافته : یک فضای کار تمیز و سازمان یافته خطر تصادفات، صدمات و خطرات احتمالی را کاهش می دهد و ایمنی محل کار را بهبود می بخشد.
• کاهش ضایعات و صرفه جویی در هزینه : با حذف موارد غیر ضروری و بهینه سازی استفاده از فضا، سازمان ها می توانند ضایعات و هزینه های مرتبط را کاهش دهند.
• همچنین کارکنان را قادر می سازد تا در قبال محیط های خود مسئولیت پذیر باشند.

نظام آراستگی همانند اخذ گواهینامه ایزو شامل مراحل قبل و بعدی است که می بایست توسط سازمان ها انجام گیرد. در صورت نیاز به نظام آراستگی محیط کار 5S برای اداره و یا سازمان خود و یا هرگونه سوال در خصوص آن، می توانید با مشاوران ما در شرکت QAL در ارتباط باشید تا راهنمایی های لازم در خصوص آن به شما داده شود.

سوالات متداول درخصوص سیستم 5S

اصل ۵S چیست؟

اصل ۵S یک روش سازماندهی محل کار است که از ژاپن سرچشمه گرفته و برای بهبود کارایی، ایمنی و بهره وری طراحی شده است. ۵S مخفف سازماندهی (Sort)، مرتب سازی (Set in Order)، پاکیزگی (Sine)، استانداردسازی (Standardize) و حفظ (Sustain) است.

مزایای 5S در تولید چیست؟

5S به بهبود بهره وری، کاهش ضایعات، افزایش ایمنی و ایجاد یک محیط کار سازمان یافته تر و کارآمدتر کمک می کند.

آیا ۵S فقط برای محیط های تولیدی است؟

خیر، اگرچه ۵S در تولید محبوب است، اما در صنایع مختلف از جمله مراقبت های بهداشتی، محیط های اداری و لجستیک قابل اجرا است.

ممیزی 5S چیست؟

ممیزی 5S یک فرآیند ارزیابی است که برای اطمینان از رعایت استانداردهای 5S در فضای کاری، بررسی مرتب بودن، سازماندهی، تمیز بودن، استاندارد بودن مناطق و حفظ شیوه ها انجام میشود.

آیا ۵S میتواند روحیه کارکنان را بهبود بخشد؟

بله، ۵S می تواند با ایجاد یک محیط کاری تمیزتر، ایمن تر و سازمان یافته تر، کاهش استرس و افزایش افتخار در محیط کار، روحیه افراد شاغل را تقویت کند.